Beschrijving van de dag:
Op vrijdag 21 mei ben ik met een grote groep medestudenten op excursie gegaan naar The Sand te Amsterdam. De groep zou ’s ochtends vroeg verzamelen op het station van Breda om vervolgens met zijn alleen naar station Amsterdam Sloterdijk te reizen. The Sand ligt hier vijf minuten lopen vandaan. Ik zat de avond ervoor bij mij ouders in Haarlem dus ik ben alleen gaan reizen, aangezien het voor mij een reis was van maximaal een kwartier. De afgesproken tijd op station Amsterdam Sloterdijk was twaalf uur ’s middags. Aangekomen bij The Sand kregen wij een korte introductie van de manager die de rondleiding zou gaan verzorgen. Vervolgens kregen we de kans om een kopje koffie of een kopje thee te drinken en kregen we een lunch aangeboden. Vervolgens gaf de manager (een jonge vrouw) een presentatie over de organisatie van The Sand. Er kwam ook een stagiair aan het woord, maar zij had eigenlijk vrij weinig te vertellen. De salesmanager zou ook nog wat vertellen, maar deze is niet op komen dagen helaas. Na de presentatie kregen wij een korte pauze en vervolgens moesten wij in groepjes van zes studenten binnen een half uur een opdracht uitvoeren. De opdracht was om een fictief bedrijfsfeest te organiseren in The Sand. Het bedrijfsfeest was van een schoonmaakbedrijf en er zouden 120 medewerkers aanwezig zijn. Wij kregen een budget van 14.000 euro en een bijlage met verschillende prijzen. Na dat half uur moest er een presentatie gegeven worden van het idee van elke groep. De laatste groep had een erg sterke presentatie, maar ook een erg sterk idee. Helaas gingen zij er vandoor met de prijs, namelijk een fles champagne. Het officiële deel van de excursie was nu geweest en iedereen kreeg een certificaat van deelname. Hierna kregen wij de kans om nog even mee te kijken naar de opbouw van het evenement van die avond, maar dit was al vrij snel klaar. We kregen allemaal de mogelijkheid om dit evenement kosteloos bij te wonen, maar dan moesten we zes uur wachten in de omgeving van het station dus ik heb het niet gedaan. Het ging om een salsafeest en dat is niet helemaal mijn ding, dus ik vond het niet erg.
Globale omschrijving van de organisatie:
The Sand is een veelzijdige en sfeervolle beachsport- en evenementenlocatie van ruim 2.700 m2 op een goed bereikbare plek in Amsterdam. De grote zaal is in totaal zo'n 2.400 vierkante meter en 10 meter hoog. Bijna de helft van de zaal bestaat uit zand en strand. De grote zaal is eenvoudig in diverse oppervlaktes op te delen, zodat vrijwel elk gewenste setting mogelijk is. Op de begane grond zijn er naast het zand, een bar, twee kleedkamers en drie toiletgroepen gesitueerd. Op de eerste verdieping is een balkon aanwezig met banken. Deze verdieping wordt vaak gebruikt als VIP tijdens evenementen. Ook hier is een bar en een toiletgroep aanwezig. Tevens is op de eerste verdieping een grote rokersruimte. Er is tijdens een nachtevenement ruimte voor maximaal 2000 personen.
De eigenaar van The Sand heeft verschillende mensen in dienst. Hij is niet alleen eigenaar van The Sand, maar hij heeft ook een erg groot cateringbedrijf en verzorgt de catering en dergelijke op andere evenementen buiten The Sand. Er is een salesmanager, een evenementenmanager, een financieel manager en er lopen verschillende mensen stage. De organisatie bestaat uit jongvolwassenen. Elke bovengenoemde manager heeft zijn eigen team of eigen stagiair. Tijdens de evenementen is er barpersoneel, maar dit barpersoneel is niet altijd personeel van The Sand. Soms wordt er ook een barteam gestuurd door een andere organisatie. Deze organisatie stuurt door heel Nederland barpersoneel voor verschillende evenementen. Verder werkt The Sand samen met verschillende leveranciers, zodat elk evenement kan worden aangepast naar wens van de organisatie die daar op dat moment een evenement organiseert.
The Sand wil zich onderscheiden van andere locaties door veel verschillende producten aan te bieden. Ooit was The Sand alleen een locatie voor beachsport. Denk hierbij aan beachvoetbal, -volleybal, -handbal, -tennis enzovoort. De gemeente had een subsidie gegeven om dit op te starten. Doordat er met alleen beachsport te weinig verdiend werd om het bedrijf draaiende te houden kreeg The Sand toestemming om ook andere evenementen te organiseren, namelijk bedrijfsevenementen, vergaderingen, presentaties en nachtevenementen. Op het begin mochten er maar vijf nachtevenementen per jaar worden gegeven en vervolgens twaalf per jaar. Omdat er nog niet genoeg geld verdiend werd door The Sand kregen zij toestemming om op elke vrijdag en zaterdag nachtevenementen te organiseren, want hier zat het meeste geld in. Dit mocht alleen als de oorspronkelijke Sand zou blijven bestaan. Het moest doordeweeks gewoon een sportevenementenlocatie blijven voor beachsport, want hier had de gemeente in eerste instantie subsidie voor gegeven. Door de vele verschillende soorten evenementen die hier georganiseerd kunnen worden kan The Sand zich onderscheiden van andere locaties. Een voorbeeld van een concurrent is de Power Zone. Deze locatie ligt ook in Amsterdam, maar hier worden voornamelijk alleen nachtevenementen georganiseerd. Nog een concurrent is de North Sea Venue gelegen in Zaandam. Dit ligt aan de andere kant van het kanaal. Hier worden ook voornamelijk alleen Dancefeesten gegeven.
Als een organisatie besluit om een feest te organiseren in The Sand dan moet de organisatie ervoor zorgen dat The Sand 25.000 euro omzet draait op de avond van het feest. De garderobe telt hierbij mee, de toiletten, het eten en de drankjes. Indien deze omzet niet behaald wordt moet de organisatie het verschil achteraf vergoeden aan The Sand. Hiervoor tekent de organisatie van te voren.
The Sand valt overduidelijk in de specialisatie ‘Leisure Project Management’. Er kunnen door verschillende organisaties naar eigen invulling verschillende evenementen georganiseerd worden en The Sand verzorgt vooral alleen de locatie en de bijbehorende faciliteiten.
Wat mij opviel aan de organisatie:
Wat mij bij binnenkomst al opviel was dat het er heel anders uitzag dan dat het eruit ziet als het nacht is. Ik kan The Sand mij alleen herinneren met een groot podium, lasers en keiharde muziek. Overdag ziet het er veel rustiger uit en je ziet zes zandvelden om de verschillende beachsporten op te doen.
De manager die de presentatie gaf was maximaal dertig jaar oud en ik denk zelfs nog een stuk jonger. Ik kreeg meteen het idee dat er sprake was van een jong bedrijf. Dat bleek later ook, want ik heb niemand gezien die ik boven de dertig zou schatten. Vergeleken mijn eerste fieldtrip (Fortis Circus Theater) is deze organisatie erg klein, maar dat is natuurlijk amper een vergelijking te noemen. Toch viel mij dat snel op. Het bedrijf wordt gerund door vier managers met ieder hun eigen taken.
Wat de organisatie goed doet en wat er in mijn ogen verbeterd kan worden:
De organisatie bestaat uit jongvolwassenen. Elke manager heeft zijn eigen team of eigen stagiair. Ik vind het goed dat er gewerkt wordt met stagiaires, want op die manier kan iemand het beste een beroep leren. Toen ik voor het eerst een feest organiseerde liep ik ook op het begin veel mee met iemand die er meer ervaring mee had en daar leerde ik erg veel van.
Wat ik ook erg goed vind van de organisatie is de structuur die je terug kan vinden. Overdag zijn er bijvoorbeeld alleen sportevenementen. Vooral ’s avonds doordeweeks bedrijfsevenementen en vergaderingen en in het weekend ’s avonds nachtevenementen. Op vrijdag zijn dit vooral Urbanfeesten en op zaterdag Dancefeesten. Het is dus goed gepland er overzichtelijk. Ik vind het knap hoe ze de zaak in no-time kunnen ombouwen van sporthal naar Dance-event. Wat ik een beetje apart vond is het feit dat er vier verschillende managers werken. De evenementenmanager vind ik eigenlijk onnodig, omdat The Sand zelf helemaal geen feesten organiseert. Organisaties van buitenaf doen dat. Op het gebied van de concurrenten was er nog iets waar ik het niet helemaal mee eens was. De concurrenten die de manager noemde waren Powerzone te Amsterdam en North Sea Venue te Zaandam. Beide concurrenten geven bijna alleen maar nachtevenementen en doen niks met sportevenementen. Er werd gezegd dat de North Sea Venue veel overeenkomsten had met The Sand. Er zouden net zoveel bezoekers in kunnen bijvoorbeeld. Ik kom zelf al jaren in de North Sea Venua, al vanaf dat het de Hemkade 48 heet. Er zijn hier zeven zalen en er passen 4000 bezoekers in. The Sand heeft eigenlijk maar één grote zaal en er mogen 2000 bezoekers naar binnen. Mijn conclusie hieruit is dat zij zouden moeten kijken naar concurrenten met meer overeenkomsten en minder verschillen.
Wat ik geleerd heb van deze fieldtrip:
Tijdens de presentatie van de manager kwam er een hoop informatie binnen waar ik wat aan had voor in de toekomst. De meest belangrijke punten noem ik hieronder:
- Nooduitgangen zijn erg belangrijk natuurlijk, maar ik heb een goed beeld gekregen hoe ik daarmee om moet gaan als ik later zelf degene ben die feesten organiseert. Er moeten op verschillende plaatsen nooduitgangbordjes hangen die licht geven, zodat iedereen ze kan zien. Als er een podium in de zaal staat dan moeten er bijvoorbeeld bordjes achter het podium komen en in geval van nood moeten bezoekers gemakkelijk achter het podium kunnen komen. Er moeten dus duidelijke wegen zijn die naar buiten leiden indien er een calamiteit is.
- Een locatie mag absoluut niet meer mensen naar binnen laten gaan dan dat toegestaan is. Bij The Sand was er ooit een situatie waarmee hier geen rekening werd gehouden. Er werd een nachtevenement georganiseerd waar DJ Tiesto zou komen draaien. De vorige eigenaar had gezegd dat er meer mensen naar binnen mochten dan eigenlijk was toegestaan. De organisatie die het feest daar zou geven ging er vanuit dat de eigenaar de waarheid sprak en verkocht alle kaarten en hierdoor zouden er natuurlijk meer mensen naar binnen gaan dan toegestaan was. Dit mag absoluut niet en de brandweer kan een controle uitvoeren op de avond van het feest waarbij ze langs de rij staan en bij elke bezoeker die naar binnen gaat ‘klikken’. Op deze manier tellen zij de bezoekers en als het maximum is bereikt dat toegestaan is en er gaan meer mensen naar binnen, dan heeft de eigenaar een heel groot probleem. De boetes hiervoor kunnen oplopen tot 250.000 euro in verband met het niet snel genoeg kunnen ontruimen van de locatie als er bijvoorbeeld brand is. Aangezien ik zelf Dance-events wil gaan organiseren, zou ik in de schoenen staan van de organisatie die bij The Sand het feest met DJ Tiesto had georganiseerd. Door de fout van de eigenaar van de locatie worden de klanten boos op de organisatie die het feest wilde geven, omdat zij niet meer binnen komen, maar wel een kaartje hadden gekocht en de reis al hadden gemaakt. Dat is het laatste wat je wilt als organisatie natuurlijk. Het bovengenoemde voorbeeld is uitgebreid behandeld tijdens de presentatie van de manager op de dag van fieldtrip.
- Om het bovengenoemde probleem voor te zijn kan een organisatie altijd papieren opvragen bij de gemeente. Hierin staat bijvoorbeeld vastgelegd hoeveel mensen er bij een locatie naar binnen mogen en vanaf en tot hoe laat het feest mag duren. Als de organisatie van het feest met DJ Tiesto dit gedaan zou hebben, dan hadden zij allang geweten dat er minder kaarten verkocht moesten worden of dat het hele feest afgeblazen zou moeten worden. Hiervan heb ik geleerd dat ik altijd bij de gemeente belangrijke gegevens op zal vragen om dit soort ellende te voorkomen.
Hoe deze fieldtrip heeft bijgedragen aan mijn werkveldoriëntatie:
Ik wil zelf evenementenmanager worden en ik ga samen met een vriend van mij een organisatie beginnen voor Dance-events. Ik zag een mogelijkheid om hier zelf ooit een feest te geven en ik heb veel met de manager gesproken daarover. Ik ben hier zelf ook twee keer op een Dance-event geweest en ik vind het persoonlijk een superlocatie voor feesten tot 2000 personen.
Ik zou later niet bij de organisatie willen werken en dat is puur omdat Leisure project management mij niet aanspreekt. Mijn droom is namelijk om feesten te organiseren en het lijkt mij vrij saai om een bedrijf te hebben waar anderen dat doen. Het lijkt mij leuk om creatief te zijn bij het bedenken van feesten, dus ik zal niet bij zo’n organisatie werken, maar er later wel mee samenwerken. Wel zou ik hier bijvoorbeeld een jaartje willen werken om precies te weten te komen wat er allemaal gebeurt bij deze specialisatie. Ik ben later afhankelijk van de locatie die ik zal gaan huren en het is dan wel belangrijk dat ik weet hoe het precies in zijn werking gaat bij een soortgelijke organisatie.
Mijn doel is om over een aantal jaar Dance-events te geven ter grote van 1500-4000 bezoekers, dus de locatie kwam daar goed bij overeen. De manager heeft verschillende concurrenten genoemd en deze vond ik erg interessant om later eventueel een afweging te maken tussen de verschillende concurrenten. Verder heb ik veel opgestoken van bovengenoemde leerpunten.
Voorbeeld evenement dat ik bezocht heb in The Sand:
